Content Oriented Web
Make great presentations, longreads, and landing pages, as well as photo stories, blogs, lookbooks, and all other kinds of content oriented projects.
Блог

Как бесплатно автоматизировать создание дипломов с помощью «Google Таблиц»

Бизнес
Мне надо регулярно делать сотни дипломов для участников курса. Я настроил всё так, чтобы оно делалось само. Делюсь способом с вами.

Впервые опубликовано на vc.ru.

У меня есть рассылка, на которую подписываются люди, месяц получают уроки, а в конце им должен прийти диплом. Никаких групп и потоков нет, все подписываются вразнобой. Каждую неделю появляются новые «выпускники», которым надо сделать дипломы. А после скидок и распродаж таких людей сотни.

Делать это руками неудобно. Даже если на каждый диплом будет уходить 10 секунд, все равно нужно караулить выпускников, вписывать их имена в шаблон, а потом отправлять PDF’ки по имейлу.

Сначала я хотел найти сервис, пусть даже платный, который будет автоматически генерировать PDF’ки и отправлять их подписчикам. Но я его не нашел, поэтому пришлось заколхозить подручными средствами.

Как это работает


Если коротко, схема такая:

  • После курса подписчикам приходит письмо со ссылкой на Google-форму.

  • В форме они пишут имейл, ФИО и указывают пол.

  • Данные попадают в Google-таблицу.

  • Формула в таблице разносит мужчин и женщин по разным листам.

  • У мужчин и женщин есть отдельные шаблоны диплома с правильным родом глаголов.

  • Сервис Zapier забирает данные из таблицы и создает одностраничную презентацию в «Google Слайдах» по заранее подготовленному шаблону.

  • Презентация попадает в папку на «Google Диске».

  • Сервис Zapier видит новый файл в папке и отправляет его подписчику по имейлу.

Если вы вдруг захотите сделать что-то подобное, рассказываю, как все настроить.

1. Создаем Google-форму


Тут все просто, заходим в «Google Формы» и создаем новую. У меня вот такая:
В нашей форме открываем вкладку «Ответы» и нажимаем на зеленую кнопку «Создать таблицу». Теперь все результаты заполнения формы будут попадать в Google-таблицу.

2. Делаем фильтр по полу


Сейчас в таблице будет всего одна вкладка, связанная с формой, — в нее попадают все ответы. Нам надо разделить подписчиков, чтобы на одной вкладке были женщины, а на другой мужчины.

Создаем вкладку «женщины». В ней делаем два столбца: «Имя» и «Email». Лучше писать названия столбцов в первой строке, так будет проще настраивать автоматизацию в Zapier.

Во второй строке столбца «Имя» пишем формулу:

=filter ('Ответы на форму (1)'!$B$ 1:$B; 'Ответы на форму (1)'!$C$ 1:$C="Женский")

У вас могут быть другие диапазоны — просто укажите столбец с именем, а потом столбец с полом.

То же самое делаем в столбце «Email»:

=filter ('Ответы на форму (1)'!$E$ 1:$E; 'Ответы на форму (1)'!$C$ 1:$C="Женский")

Формула находит на первой вкладке все записи с полом «Женский» и выводит их в этом столбце.

То же самое делаем для мужчин. Только в формулах вместо женского пола будет мужской.
Отправляем через форму несколько тестовых заявок и видим, что все работает.



3. Делаем шаблон диплома


Заходим в «Google Слайды», создаем новую презу, оформляем ее по своему вкусу.

Вместо имени выпускника пишем {{name}} — именно такими шрифтом и кеглем, какие должны быть в готовом дипломе.

Переменных со скобками может быть несколько. У меня это только имя, но вы можете добавить что-то еще: дату, название курса, номер потока, оценку и так далее.

У нас будет два шаблона: один для мужчин, второй для женщин. Разница в правильных родах глаголов вроде «получил/получила», «прошел/прошла» и так далее.

У меня получилось вот так:

Создаем папку на «Google Диске», в которой будем генерировать дипломы, кидаем оба шаблона в нее.

4. Настраиваем генерацию дипломов в Zapier


На бесплатном тарифе можно делать только простые автоматизации из двух шагов — именно поэтому мы заранее отфильтровали людей по полу в таблице. У нас будет два «запа» — каждый будет забирать людей из своей вкладки в таблице и создавать диплом на основе своего шаблона.

Регистрируемся в Zapier, нажимаем Create Zap.

В качестве первого приложения выбираем Google Sheets. Выбираем Trigger Event: New Response is Spreadsheet.

Авторизуемся в своем Google-аккаунте, чтобы сервис получил доступ к таблицам.

Находим в списке Spreadsheet нашу таблицу, а в Worksheet выбираем вкладку с выпускниками-женщинами. Если сервис тупит и не видит вашей таблицы, нажмите Refresh Fields.

Нажимаем Test Trigger. Если вы все сделали правильно, сервис найдет несколько записей в таблице (если они там есть). Нажимаем Continue.

Теперь нам надо выбрать второй шаг — что делать с данными, которые мы нашли в таблице.

Выбираем Google Slides. Выбираем Action Event: Create Presentation from template.
Открываем доступ к нашему Google-аккаунту.

Теперь настраиваем генерацию Google-слайда:

Title of New Presentation — выбираем название файла. У меня это «Email», чтобы на следующем этапе отправить диплом на этот адрес.

Is Shared — ставим True, чтобы к диплому был доступ по ссылке, иначе люди не смогут открыть его.

Template Presentation — находим наш шаблон для женщин. Дальше будет список полей в шаблоне, которые отмечены {{скобками}}. У меня только одно поле: Name.

Name — снова выбираем название столбца, у нас это «Имя». Оно вставится в презентацию вместо переменной в скобках.

Нажимаем Test & Continue и проверяем, что у нас создалось. Если вы все сделали правильно, в папке с шаблонами должна появиться новая презентация.
Затем делаем второй такой же Зап для мужчин.

Обратите внимание, что Zapier забирает данные из таблицы не мгновенно, а просматривает ее раз в 15 минут. Не пугайтесь, если после заполнения формы диплом не появится, — это нормально, надо просто немного подождать.

5. Отправляем дипломы участникам


Изначательно я просто открыл доступ к папке с сертификатами по ссылке и добавил в цепочку рассылки письмо с инструкциями:
Но в комментариях справедливо заметили, что это нарушает закон о персональных данных — ведь каждый участник курса увидит в папке имена других участников. Поэтому я немного переделал этот шаг. Стало еще круче, потому что теперь дипломы могут получить только те, кто подписан на курс, а не все, у кого есть ссылка на анкету.

Я создал еще одну автоматизацию в Zapier — она находит новые дипломы в папке и добавляет их в Mailchimp в виде пользовательского события.

Создаем новый зап. В качестве первого приложения выбираем Google Drive. Trigger Event: New File in Folder. Открываем доступ к Google-аккаунту, находим в списке свою папку с дипломами.

В качестве второго приложения выбираем Mailchimp. Action Event: Create Custom Event.
Подключаем свой Mailchimp-аккаунт. В разделе Customize Event → Audience выбираем список наших получателей рассылки.

Custom Event Name — указываем название нашего пользовательского события. У меня это Diplom.

Properties — это параметры события, которые мы передаем в Mailchimp. Я сделал параметр Link, а в качестве значения выбрал PDF URL из списка. Если перейти по такой ссылке, то вместо презентации сразу скачается PDF-файл.

Заходим в Mailchimp, создаем новую кампанию. В качестве триггера выбираем API Event и указываем Event Name: Diplom. Теперь письмо будет сразу отправляться людям, у которых случилось наше пользовательское событие.

Создаем письмо, оформляем на свой вкус и в том месте, где должна быть ссылка на сертификат, пишем *|EVENT:link|*

Вместо него автоматически подставится значение параметра Link, в котором у нас лежит ссылка на сертификат.

У меня получилось вот так:
Запускаем рассылку — и все готово. Теперь, когда человек заполнит форму, в папке с шаблонами появится диплом, название которого — имейл подписчика. Когда в папке появляется новый файл, Zapier находит подписчика с нужным имейлом и создает для него событие со ссылкой на диплом. Когда у подписчика случается событие, Mailchimp отправляет ему письмо, в которое подставляется ссылка из события.

А если имейла в базе нет, то ничего не произойдет. Получается, если человек не подписан на курс, он не сможет получить диплом, даже если заполнил форму.



Через эту цепочку прошло уже больше 500 человек — все работает стабильно. Пару раз сервис глючил и не вставлял имя вместо переменной в презентации. Но выпускники просто оставляли еще одну заявку, и на второй раз все было окей.

На настройку всей этой фигни нужно не больше 20 минут.

На бесплатном тарифе в Zapier можно проводить только 100 действий в месяц. Наша цепочка занимает 2 действия: сгенерировать диплом в папке и отправить его на нужный email. Поэтому бесплатно можно делать только 50 сертификатов в месяц. Если надо больше, придется платить.