Как я храню информацию, чтобы ничего не терялось

Раньше у меня часто случались казусы, когда нужно СРОЧНО найти какой-то файл, а я не помню, где он. Начиналось перебирание десятков «Новых папок» на рабочем столе и заглядывания в документы с именами 1111 и «без названия».

Однажды мне это надоело, и я заморочился с хранением информации. И заставил себя привыкнуть к новой системе. Ощущение, когда ты за пару секунд находишь любой файл, — бесценно.

Это не руководство, не сборник советов и рекомендаций. Это рассказ о том, как все работает у меня. Я люблю читать подобные вещи у других людей и брать из них крутые идеи. Возможно, вы возьмете какие-то идеи у меня, и вам будет удобно.

Погнали.

Хранить все в облаке

Идея такая — если завтра мой ноут расхерячат топором, все данные должны быть в порядке.

В облаке я храню вообще все файлы. Абсолютно. Все фотки, инфу по рабочим проектам, сканы документов, картинки для соцсетей — все. Живу я довольно аскетично и нещадно чищу хлам, поэтому 100 гигов мне хватает с головой.

Почти все храню в Гугл Диске. Проекты из приложений, типа Фотошопа и Скетча, по дефолту улетают в iCloud — тоже норм, я им не мешаю.

У меня стоит приложуха, которая синхронизирует компьютер с Гугл Диском. Копия всей инфы хранится локально — поэтому мне не надо постоянно лезть в облако, чтобы найти фоточку. Я просто работаю с обычными файлами на компьютере, но знаю, что на облаке есть бекап всего.

Фотки с телефона автоматом улетают в облако через Гугл Фото. Кстати, на телефоне тоже есть выходы в оба облака, поэтому любую инфу я могу получить даже на улице.

Еще один кайф такого подхода — я мгновенно могу отправить что угодно кому угодно. Нужно скинуть автору 5 часов записей интервью по проекту? Пошарил ссылку — и все. Помню, в универе после тусовок мы кидали друг другу фотки огромными архивами через Скайп. Весь чат сидит и ждет 2 часа, пока оно скачается, а потом оказывается что чувак вообще кинул не тот архив. Теперь все легко и просто.

Нормально структурировать информацию

У всех файлов должно быть свое очевидное место. Никаких общих папок для всего подряд и файлов, которые лежат непонятно где.

На iCloud у меня Рабочий стол и папки приложений: Саблайм, Фотошоп, Скетч и так далее.

Рабочий стол — это натурально рабочий стол. На него я сваливаю то, что нужно прямо сейчас. Например, сохраняю картинку из Фотошопа, чтобы залить ее на сайт. В конце дня нужное складываю по местам, ненужное удаляю.

На Гугл Диске у меня 7 папок: Работа, Учеба, Фото, Гугл Фото, Документы, Склад и Сайт.

Работа — внутри отдельные папки у каждого проекта. Здесь хранятся записи разговоров в Скайпе, тысячи гуглдоков, картиночки, таблицы и все на свете.

Учеба — книги, курсы, презенташки и всякое такое. Книги рассортированы по жанру, теме и авторам, чтобы легко найти нужную.

Фото — здесь фотки, кэп. Они отсортированы по годам, датам и мероприятиям. Гугл Фото — отдельная папка для всего, что я фоткаю на айфон. Раз в пару месяцев я провожу ревизию, удаляю 90% мусора, остальное распихиваю по папочкам.

Документы — сканы документов, договоры, банковские реквизиты. Вообще, хранить сканы всех документов — очень хорошая идея. Нужно срочно напечатать копию какой-нибудь бумажки — а ее даже искать не надо. Херак-херак — и в продакшн.

Склад — это мусорка, внутри которой есть еще дофига других папок. Тут музыкальные проекты, ноты, всякие таблицы доходов, бэкап настроек Альфреда и еще куча всего.

Мой сайт — все, что касается моего сайта, блога, пабликов и прочее. Фактически, это обычный рабочий проект, эгоистично вынесенный на верхний уровень.

Еще есть папка «Загрузки» — там, очевидно, загрузки. Ее тоже регулярно разгребаю, как и Рабочий стол.

Давать человеческие названия

SEO — это не только про сайты. Файлам тоже надо давать хорошие названия, чтобы даже через 2 года вспомнить, как там оно называлось.

Иногда в конце названия я тупо пихаю несколько ключевых слов, чтобы наверняка:

Как я организовал свою работу статья мой сайт блог
Кошельки авторов для оплаты кг реквизиты
Никита рассказывает про услуги запись разговора созвон скайп интелла

Нормальных названий нет только у фоток — это слишком задроство даже для меня. Но фотки лежат в аккуратных папочках, где их легко можно найти.

Кстати, если вам интересен такой формат, вот еще две похожие статьи: «Как я ищу музыку» и «Как я перестал забывать о делах».

Мораль

Я вывел для себя 3 простых правила:

• Хранить все в облаке, чтобы не терять информацию, даже если ноутбук сдох
• Определить очевидные места для всех файлов и складывать их именно туда
• Давать файлам нормальные названия, чтобы их можно было легко найти и опознать. Если название тяжело запомнить, добавлять несколько простых ключевых слов

Мне было очень тяжело отучить себя от создания десятков одинаковых папок на рабочем столе. На это ушло года 2. Но оно того стоило. Работать в такой системе в разы приятнее, чем продираться через десятки папок с одинаковыми названиями.

Я ищу все файлы через Альфреда: ⌘+пробел → несколько первых букв из названия → Энтер → Готово. На большинство файлов реально уходит всего пара секунд, и даже между окнами не надо переключаться.

Успехов.

Сначала я 3 вечера писал об организации своей работы в принципе, но статья получилась очень длинной и нудной. Без сожалений удалил большую часть под Roberto Cacciapaglia